Procedura zgłoszeń

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W PRZEDSIĘBIORSTWIE
AKTIVMED24CARE SP. Z O. O.
 SOLIDARNOŚCI 117/207 00-140 WARSZAWA
TEL: 530 555 015
NIP: 5252957728, REGON: 525411604

 

1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Niniejszy dokument zatytułowany „PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W PRZEDSIĘBIORSTWIE AKTIVMED24CARE SP. Z O. O., AL. SOLIDARNOŚCI 117/207 00-140 WARSZAWA, TEL: 530 555 015, NIP: 5252957728, REGON: 525411604” zwana dalej Procedurą Zgłoszeń, ma za zadanie określić zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów informacji o naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w przedsiębiorstwie AKTIVMED24CARE SP. Z O. O., AL. SOLIDARNOŚCI 117/207 00-140 WARSZAWA, NIP: 5252957728, REGON: 525411604 zwanej dalej Przedsiębiorstwem lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa).
  2. Procedura Zgłoszeń ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.
  3. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
  4. Zobowiązanymi do stosowania się do Procedury Zgłoszeń są wszyscy byli i obecni pracownicy Przedsiębiorstwa oraz osoby ubiegające się o pracę na podstawie stosunku pracy oraz innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w ramach Przedsiębiorstwa.
  5. Ochronie przewidzianej w Procedurze Zgłoszeń sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
  6. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
  7. Sygnalista ma prawo w każdym wypadu dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych, obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Informację na temat miejsc dokonywania zgłoszeń zewnętrznych można uzyskać w sieci Internet lub na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich.
  8. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Przedsiębiorstwa, zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego w ramach niniejszej Procedury Zgłoszeń.
  9. Przedsiębiorstwo zobowiązuje się do udzielenia pomocy psychologicznej lub prawnej, udzielonej na wniosek takiej osoby, w terminie 14 dni od złożenia wniosku każdemu kto rozważa dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego. Świadczenie takiej pomocy odbywa się przy zachowaniu zasad pełnej poufności tożsamości osoby, która zamierza dokonać zgłoszenia.

 

2 SKRÓTY I DEFINICJE

  1. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
  2. Działanie następcze – działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia;
  3. Informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Przedsiębiorstwie, o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia;
  4. Informacja zwrotna – przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
  5. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
  6. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
  7. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
  8. Osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty;
  9. Pełnomocnik ds. zgłoszeń – wyznaczona przez Zarząd Przedsiębiorstwa osoba fizyczna, do której zadań należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje do sygnalisty, a także podejmowanie działań następczych;
  10. Przedsiębiorstwo – AKTIVMED24CARE SP. Z O. O., AL. SOLIDARNOŚCI 117/207 00-140 WARSZAWA, NIP: 5252957728, REGON: 525411604, TEL: 530 555 015;
  11.  Sygnalista – osoba fizyczna wymieniona w art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, tj. osoba która pracuje lub pracowała w Przedsiębiorstwie, a która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą oraz osoby, które zgłaszają powyższe informacje w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Przedsiębiorstwie lub już po ich ustaniu;
  12.  Zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne dokonane zgodnie z niniejszą Procedurą Zgłoszeń.
  13.  Zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;

 

3 PRZEDMIOT ZGŁOSZENIA

Przedmiotem Zgłoszenia Wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące dziedzin określonych w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 23 maja 2024 r. o ochronie sygnalistów;

 

4 PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

  1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego – w tym z wykorzystaniem formularza stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury Zgłoszeń:
      • w formie elektronicznej za pośrednictwem adres e-mail: zgloszeniawew@aktivmed24care.pl
      • pisemnie w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą opatrzonej napisem „zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na dane Przedsiębiorstwa;
      • ustnie na numer telefonu: 530555015
    • bezpośrednio do protokołu, na wniosek sygnalisty podczas spotkania z udziałem Pełnomocnika ds. zgłoszeń, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym;
  2.  Aby zagwarantować rzetelną weryfikację zgłoszenia oraz skuteczne podjęcie działań następczych zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:
    • dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,
    • adres do kontaktu Sygnalisty,
    • możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia tj. stan faktyczny, który budzi wątpliwości sygnalisty
    • opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia,
    • wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
  3. Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać także anonimowo z wykorzystaniem sposobu, o którym mowa w pkt. 1 powyżej. Zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo, zawierające informacje w sposób oczywisty niewiarygodne bądź o niedającej się zweryfikować treści, nie będą rozpatrywane.
  4. Zgłoszenie o nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń o nieprawidłowości. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu o nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia o nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Urzędu Gminy w związku z fałszywym zgłoszeniem.
  5. Po otrzymaniu zgłoszenia przez Pełnomocnika ds. zgłoszeń, w terminie 7 dni Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

 

5 PROCEDURA ROZPATRYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

  1. Po wpłynięciu zgłoszenia o nieprawidłowości, Pełnomocnik ds. zgłoszeń – niezwłocznie, nie później jednak niż w 3 dni od wpływu, dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji Pełnomocnik ds. zgłoszeń kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.
  2. Pełnomocnik ds. zgłoszeń może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem.
  3. Pełnomocnik ds. zgłoszeń informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego, pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
  4. Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, Pełnomocnik ds. zgłoszeń wszczyna postępowanie wyjaśniające. W ramach postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
  5. Pełnomocnik ds. zgłoszeń jest uprawniony wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Przedsiębiorstwa celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów, będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
  6. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.
  7. Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
  8. Zastrzega się, iż Pełnomocnik ds. zgłoszeń nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

 

6 PROCEDURA PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

  1. W przypadku, gdy:
    • naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Przedsiębiorstwa, Pełnomocnik ds. zgłoszeń podejmuje stosowne działania naprawcze,
    • naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Przedsiębiorstwa Pełnomocnik ds. zgłoszeń zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa,
    • zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Pełnomocnik ds. zgłoszeń oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.
  2. Jeśli informacja zwrotna, przekazana zgodnie z § 5 pkt 7 nie zawierała informacji wskazanych w pkt 1, Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje sygnaliście uzupełniającą informację zwrotną obejmującą taką informację.
  3. Pełnomocnik ds. zgłoszeń zobowiązany jest do podejmowania działań następczych następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.

 

7 OCHRONA SYGNALISTY

  1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
  2. Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z Sygnalistą, obniżenie wynagrodzenia za pracę, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu, przeniesienie na niższe stanowisko pracy lub zawieszenie w wykonywaniu obowiązków lub nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze wyłącznie w związku z dokonanym przez Sygnalistę zgłoszeniem o nieprawidłowości.
  3. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.

 

8 REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

  1. Każde zgłoszenie wewnętrzne jest rejestrowane przez Pełnomocnika ds. zgłoszeń.
  2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
    1. numer zgłoszenia;
    2. przedmiot naruszenia;
    3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
    4. adres do kontaktu sygnalisty;
    5. datę dokonania zgłoszenia;
    6. informację o podjętych działaniach następczych;
    7. datę zakończenia sprawy.
  3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera także zgłoszenia dokonane anonimowo. Jeśli sygnalista nie podał swoich danych osobowych lub adresu do kontaktu, w rejestrze oznacza się takie zgłoszenie jako anonim.
  4. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  5. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 3 do Procedury Zgłoszenia.

 

9 POSTANOWIENIE KOŃCOWE

  1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej procedury odpowiada zarząd Przedsiębiorstwa.
  2. Pełnomocnik ds. zgłoszeń nie rzadziej niż raz w roku, przekazuje zarządowi Przedsiębiorstwa zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych.
  3. Zarząd Przedsiębiorstwa informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Przedsiębiorstwa o przyjęciu oraz treści niniejszej Procedury Zgłoszeń, jak również o jej zmianach.
  4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, Pełnomocnik ds. zgłoszeń przekazuje informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie inne niż stosunek pracy umowy
  5. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w Przedsiębiorstwie.